Primeiro ponto: não pense que basta organizar uma lista simples, com os nomes ou apelidos dos familiares e amigos em uma folha de papel. Se você quer otimizar seu tempo, e produzir uma lista de convidados que irá ajudar ao longo dos preparativos sem te dar dor de cabeça, então prepare esse documento com as informações necessárias. Lembrando, é claro, que cada casamento tem um perfil, e, portanto, requer alguma atenção especial que talvez eu não tenha sentindo necessidade no meu caso. Então fica a dica: pense exatamente em como vai ser o seu casamento, em todas as informações que vai precisar a longo prazo e não deixe para cima da hora!
Minha lista de convidados:
A imagem não ficou muito boa, mas dá pra ter uma idéia... Para a minha festa, eu considerei importante tais pontos:
- Link - que seria o contato/ a ligação do convidado com um dos noivos. Eu criei códigos, por exemplo se o convidado era da minha família recebia o link MF (Marcela Família), além disso, cada etapa ficou sendo de uma cor. A familia da noiva de uma cor, a família do noivo de outra cor, e assim por diante. Isso facilita bastante na organização da lista, e se for necessário incluir ou excluir algum convidado também.
- Convites - cada família, ou casal eu coloquei um número 1 nessa coluna, assim, no final conseguia contabilizar quantos convites eram necessários ser feitos. Lembrando que o convite é por família ou por casal de acordo com cada caso.
- Família - é o nome de família ou dos amigos convidados, e aconselho já determinar o nome que será colocado no envelope do convite, o que facilita bastante quando chegar essa hora. Por exemplo: Paulo e família; ou Aos queridos amigos Ricardo e Aline.
- Convidados - agora sim, os nomes de cada convidado. E de preferência o nome completo. Isso vai facilitar muito quando a sua cerimonialista te solicitar, ou quando a casa de festas pedir a lista para confirmação de convidados no dia D.
- Depois aparecem duas colunas: adulto e crianças. Que serve para colocar um número 1, de acordo com o convidado. Isso auxilia a contagem no final da lista. E é importante contabilizar crianças, para informar a casa de festas, cerimonialista, decoradora, buffet e etc. Eu não utilizei, mas acho bastante interessante tambem fazer marcações de sexo. Contabilizar número de homens e mulheres, é bom para determinar quantidade de bebidas, por exemplo.
- RSVP simulado, essa idéia foi do noivo, na hora achei desnecessário, mas depois considerei interessante, porque já sabíamos da grande dificuldade de alguns convidados comparecerem. Então, dessa forma, conseguimos estimar o número de convidados presentes e ter uma idéia de quantidades.
- Email e telefone, fica a critério de cada um. Mas para o RSVP pode ser necessário.
- RSVP, é a última coluna, e seria o rsvp oficial. Um resultado dos convidados que possivelmente comparecerão ao seu evento. Digo possivelmente, porque já li e ouvi depoimentos de noivas comentando que 250 pessoas confirmaram e no dia só apareceram 200, por exemplo.
Não posso esquecer uma última dica, mas não menos importante: apenas uma pessoa deve alterar a lista durante a coordenação do evento. Se a família do noivo deseja incluir algum primo esquecido, noiva - faça você mesmo isso, para que a planilha siga sempre o mesmo padrão e não saia do seu controle.
Bom, acho que é isso. Espero ter ajudado as noivinhas de plantão! : )
